Hvad er en organisationsanalyse?
Et organisationsdiagram viser, hvordan arbejdet var tænkt. En organisationsanalyse viser, hvordan det faktisk foregår. Forskellen mellem de to er som regel der, problemerne bor.
Hvad analysen ser på
En organisationsanalyse undersøger fem forhold:
- Roller — ved folk, hvad der er deres, og hvad der ikke er?
- Ansvar — hvem beslutter, når to opgaver haster samtidig?
- Kommunikation — når information frem til dem, der skal bruge den, i tide?
- Kultur — hvad er der plads til at sige højt, og hvad siger man i krogene?
- Retning — trækker afdelingerne samme vej, eller optimerer hver enkelt sit eget?
Det er sjældent ét af punkterne, der er galt. Det er som regel samspillet: uklare roller gør kommunikationen langsom, langsom kommunikation gør retningen utydelig, og utydelig retning får afdelinger til at trække i hver sin.
Forskellen på en trivselsmåling og en organisationsanalyse
| Trivselsmåling | Organisationsanalyse | |
|---|---|---|
| Spørger om | Hvordan har den enkelte det? | Hvordan fungerer samspillet? |
| Svarer på | Om noget er galt | Hvorfor det er galt |
| Enhed | Medarbejder og afdeling | Snitflader mellem afdelinger |
| Typisk resultat | En score | Et mønster |
De to udelukker ikke hinanden — de svarer på hver sit. En lav trivselsscore i produktionen fortæller, at der er et problem. Analysen fortæller, at det skyldes to ledere, der giver modstridende prioriteringer.
Tre fund, der går igen
1. Rolleuklarhed forklædt som samarbejdsproblem
Når to medarbejdere er uenige om, hvem der beslutter, ser det ud som en personkonflikt. Det er det sjældent. Det er en rolle, ingen har defineret færdig.
2. Flaskehalse omkring enkeltpersoner
I de fleste organisationer findes der én person, alt skal forbi. Det er ofte en dygtig og hjælpsom medarbejder — og præcis derfor bliver det ikke opdaget, før vedkommende bliver syg eller siger op.
3. Retning, der forsvinder på vejen ned
Ledelsen har besluttet en prioritering. Mellemlederne har oversat den. Medarbejderne har forstået noget tredje. Ingen har gjort noget forkert, men beskeden er blevet slidt undervejs.
Analysen peger sjældent på personer. Den peger på steder i organisationen, hvor arbejdet koster mere energi, end det burde.
Hvornår giver det mening?
En organisationsanalyse er relevant, når I kan genkende mindst ét af disse:
- Målingerne viser det samme problem år efter år, selvom I har gjort noget ved det
- Der bruges meget tid på koordinering i forhold til, hvad opgaven kræver
- Nye medarbejdere er længe om at finde ud af, hvem de skal spørge
- Afdelinger har hver deres opfattelse af, hvad der er vigtigst lige nu
Fra analyse til handling
En analyse, der ender som en rapport, har ikke skabt værdi. Den skal ende i en prioriteret liste: hvad er vigtigst, hvad koster mindst at gøre noget ved, og hvem gør det.
Læs mere om, hvorfor det ofte er det sidste skridt, der springes over, i Fra APV til handling.
ALIGN Analyse er modulet i ALIGN Insight™, der kortlægger roller, ansvar, kommunikation, kultur og retning — og finder styrker og flaskehalse.